Bliqopener

Een professionele e-mailhandtekening maak je zo!

Dagelijks worden er wereldwijd meer dan 200 miljard e-mails verstuurd naar onder andere klanten, prospects, partners en leveranciers. Logisch dat je met jouw bedrijf tegenover al deze verschillende contacten professioneel over wilt komen. Een e-mailhandtekening zou hier een bijdrage aan kunnen leveren. Met een e-mailhandtekening laat je een stukje van je bedrijf zien en heb je tegelijkertijd de mogelijkheid om informatie te delen met de ontvanger van je e-mails (dit hoeven overigens niet alleen contactgegevens te zijn). Dus, waar moet je allemaal op letten bij het maken van een e-mail handtekening? Ik licht het even kort toe.

E-mailhandtekening

Een e-mailhandtekening is een must-have voor je bedrijfscommunicatie!

Zoals ik hierboven al benoemd heb, kan een e-mailhandtekening een bijdrage leveren aan een professionele uitstraling voor je bedrijf of organisatie. Maar het kan meer doen dan dat. Je kan de groet onder je mails bijvoorbeeld ook gebruiken om het laatste nieuws te delen of om aanbiedingen / acties te promoten. Het is tenslotte een stukje communicatie, dus maak daar gebruik van!

Kies welke informatie je in je handtekening zet

Ondanks dat het een nuttig communicatiemiddel kan zijn blijft het wel een e-mailhandtekening en geen digitale nieuwsbrief. Bedrijven hebben nog wel eens de neiging om alle belangrijke updates of teksten in hun e-mailhandtekening te stoppen. Niet doen. Daar wordt niemand vrolijk van en het zorgt ervoor dat je moet blijven scrollen in e-mailconversaties. Kies zorgvuldig welke belangrijke informatie je wilt delen. Balans is tenslotte key (zo’n half Nederlands / Engelse quote tussendoor doet het altijd goed). Een aantal dingen die sowieso niet mogen ontbreken zijn je naam, functie, contactgegevens en verwijzingen naar je website en social media kanalen. Zorg er ook voor dat je handtekening niet langer is dan 4 regels, houd het kort en eenvoudig! Dit advies is trouwens terugkerend onderwerp in onze Bliqopeners, is dat je al opgevallen? Misschien ken je het K.I.S.S.-principe nog uit Bliqopener #1?

Goed, hier een aantal handige tips:

        • Maak de e-mailhandtekening op in de huisstijl van je bedrijf of organisatie;
        • Zorg dat je gegevens altijd up-to-date zijn (anders sla je sowieso de plank mis);
        • Houd het helder, kort en eenvoudig;
        • Gebruik een afbeelding (bijvoorbeeld een foto of logo);
        • Link naar je social media kanalen;
        • Zorg dat de e-mailhandtekening responsive is voor alle devices. Desktop, tablet en mobiel.

Hoe wordt een e-mailhandtekening gemaakt?

Wanneer je e-mailhandtekening laat maken, wordt dit vaak in HTML gedaan. Dat staat voor HyperText Markup Language, maar dat feitje mag je meteen weer vergeten. Met HTML kun je via codes jouw handtekening in je eigen huisstijl maken, afbeeldingen toevoegen en elementen klikbaar maken.

Er zijn ook ontelbaar veel tools om zelf een handtekening te maken zonder dat je kennis nodig hebt van HTML. Dit kan je vaak in je e-mailprogramma zelf doen of door gebruik maken van een tool op het internet zoals bijvoorbeeld de generators van Designhill of Newoldstamp.

Wil je graag tips voor jouw e-mail handtekening, kun je niet kiezen welke informatie het moet bevatten of heb je hulp nodig bij het maken ervan? Geef een gil (of gewoon een belletje of mailtje) en ik sta je met alle plezier te woord!