Zet erin wat iemand nodig heeft
Een e-mailhandtekening is geen digitaal cv of complete contactpagina. Houd het bij de informatie die voor de ontvanger echt relevant is.
Denk aan:
- je voor- en achternaam;
- je functie;
- de naam van je organisatie;
- je telefoonnummer;
- je website;
- eventueel je bezoekadres;
- eventueel één of twee relevante socialmediakanalen.
Je e-mailadres hoef je niet per se te vermelden. Dat staat tenslotte al boven het bericht. Wil je het toch opnemen, bijvoorbeeld omdat mails regelmatig worden doorgestuurd? Dan is dat natuurlijk prima. Maak telefoonnummers, websites en socialmediakanalen klikbaar. Zeker op mobiel scheelt dat weer wat kopiëren en plakken.
Houd het overzichtelijk
Een handtekening moet informatie afsluiten, niet meer ruimte innemen dan het bericht erboven. Werk met een duidelijke volgorde. Eerst de persoon, daarna de organisatie en vervolgens de contactgegevens. Gebruik voldoende witruimte en voorkom een verzameling lettergroottes, kleuren, icoontjes en tussenstreepjes. Een logo mag. Een portretfoto kan. Een rij met zeven socialmedia-iconen en drie keurmerken wordt al snel wat enthousiast. Ook hier geldt: als alles aandacht vraagt, krijgt uiteindelijk niets aandacht.
Laat je huisstijl terugkomen
Een e-mailhandtekening is onderdeel van je merk en mag er dus ook zo uitzien. Gebruik kleuren, lettertypes en andere herkenbare elementen uit je huisstijl. Wel met mate. E-mailprogramma’s ondersteunen niet ieder lettertype en geven opmaak soms anders weer. Kies daarom voor een eenvoudige opbouw die ook zonder alle versiering overeind blijft. Herkenbaar hoeft niet uitbundig te zijn. Een goed geplaatst logo, de juiste kleuren en een verzorgde indeling doen vaak al genoeg.
Denk ook aan mobiel
Veel e-mails worden op een telefoon gelezen. Een brede handtekening met kleine tekst en vijf kolommen werkt daar niet bepaald lekker. Zorg dat informatie ook op een smal scherm goed leesbaar blijft. Houd telefoonnummers bij elkaar, maak links makkelijk aan te tikken en controleer of afbeeldingen niet buiten beeld vallen. Stuur de handtekening na oplevering vooral even naar verschillende apparaten en e-mailprogramma’s. Wat er in Gmail goed uitziet, kan in Outlook nét anders verschijnen. E-mail blijft wat dat betreft een eigenwijs medium.
Gebruik afbeeldingen verstandig
Een logo of kleine afbeelding kan de handtekening herkenbaarder maken. Maar bouw de volledige handtekening niet op als één grote afbeelding. Afbeeldingen worden niet altijd direct geladen. Bovendien kan tekst in een afbeelding niet worden geselecteerd, gekopieerd of goed gelezen door hulpmiddelen voor mensen met een visuele beperking. Zorg daarom dat belangrijke gegevens altijd als echte tekst in de e-mail staan. Voeg waar mogelijk een beschrijving aan afbeeldingen toe en houd de bestanden klein, zodat ze snel laden.
Een banner mag, maar hoeft niet altijd
Een tijdelijke banner onder je handtekening kan handig zijn om een evenement, vacature, nieuwe dienst of campagne onder de aandacht te brengen. Maak hem niet te groot en houd de boodschap gericht. Eén duidelijke actie is genoeg. En spreek binnen de organisatie af wie de banner aanpast en wanneer hij weer verwijderd wordt. Een uitnodiging voor een evenement van vorig jaar staat wat slordig. Bij lange e-mailgesprekken mag de uitgebreide handtekening na het eerste bericht ook best plaatsmaken voor een kortere versie. De ontvanger weet inmiddels waarschijnlijk wel wie je bent.
Trek één lijn binnen de organisatie
Wanneer iedereen zelf een handtekening maakt, ontstaan er al snel tien varianten. Andere kleuren, oude logo’s, verschillende functienamen en links naar socialmediapagina’s die al jaren niet zijn bijgewerkt. Maak daarom één vaste basis voor het hele team. Bepaal welke gegevens verplicht zijn, welke onderdelen mogen verschillen en wie verantwoordelijk is voor updates. Zo ziet iedere e-mail er verzorgd en herkenbaar uit. Ongeacht wie hem verstuurt.
Klein onderdeel, toch belangrijk
Een goede e-mailhandtekening hoeft niet spectaculair te zijn. Hij moet duidelijk zijn, passen bij je merk en technisch goed werken. Dat is eigenlijk al genoeg. Kan jullie handtekening wel wat aandacht gebruiken? Wij ontwerpen een variant die aansluit bij de huisstijl en zorgen voor een praktische opbouw die het hele team kan gebruiken. Bel, mail of vul het contactformulier in. Onze eigen handtekening staat er waarschijnlijk al onder.
